中小货代企业并购过程中的信息化
行业背景:
利讯物流有限公司像国内很多货代企业一样，是从事进出口贸易而起家的。该公司诞生于90年代中期，这一时期我国货代业正处在由"代理控制阶段"向"承运人控制阶段"转型的时期。此时，我国货代市场由垄断经营逐步走向开放竞争，由原来一家垄断货代业务的中国对外运输总公司，迅速发展到有承运资格的几千家货代公司，我国货代市场空前繁荣，但是几年过去了，我国的货代企业始终无法摆脱小、散、弱的局面。当时的利讯物流就是这样一种状况。
进入21世纪，国内货代市场出现了态势变化，迫于严峻的市场环境，国内货代企业开始新的反思与探索，在服务创新、企业转型方面开始战略性调整，向第三方物流发展成为普遍选择。这集中地反映我国货代企业在困顿的市场环境中所做出的战略性的调整与选择，这是我国货代行业经历了一个畸形的、不正常的时期而走向重塑自我的新的开始。此时，利讯物流公司在经过几年的业务拓展之后，已经初具规模，并且有了相对稳定的客户与货源，公司的业务量不断增加，同时公司也有了一套自己操作流程。但由于激烈的市场竞争，该公司同样面临着战略的调整与选择。
大浪淘沙 利讯终走并购之路
利讯物流有限公司是一家从事货运代理业务的民营企业，1995年成立，目前员工人数60人，备有计算机30台，拥有库房1000平方米，毗邻空港工业开发区，在北京市朝阳口岸、十八里店设有办事处及近2000平方米的标准专业库房。该公司已与东北、华北、华南等地区的多家有实力的代理公司建立了良好的合作关系，并订立了网络运输合作协议。其主营范围涉及海运、陆运、空运在内的货物代理业务，包括贸易代理、仓储配送、承办运输进出口货物、国际展品、私人物品等，以及过境货物的国际运输代理业务，包括揽货、订舱、仓储、中转、集装箱拼箱拆箱、结算运杂费、进出口报检报关、保险、相关的短途运输服务及包装搬运展览、代办保险、运输咨询业务等，是一家集多功能服务为一体的物流企业和贸易公司。
2005年上半年，利讯公司就已经着手准备和一家美国大型的货代企业合作，被并购的命运已成定局，利讯公司的管理体制、信息化进程、人员编制等都将有一个较大的变动。根据两家公司的商定，今年6月份这家美国企业将对利讯公司进行全系统的统一归并、统一管理。
利讯公司并购之后，把工作重点放在了加强IT服务系统的配套支持上，通过提升第三方物流的职能，实现一站式、全方位、贴身式专业服务，在行业中成为客户心目中的后勤项目管理专家、海关通关事务专家和物流咨询培训专家。
按照我国加入WTO的承诺，中国的货代市场现已全面对外开放，我国允许外资独立经营货代企业。中国未来的货代市场将向规模化、正规化的方向发展，对于中小货代企业的发展也必然是朝着一体化承运人、独立的运输经营人、第三方物流提供者的方向发展。同时，随着我国进出口贸易的快速发展和大量的来料加工贸易的不断升温，我国已经成为了世界加工、世界基层加工基地，这意味着我国的货运代理业面临着广阔的发展空间。
然而，在国内像利讯一样的中小货代公司其经营模式还大多局限于"提包式"的经营模式。面对当前紧迫的国内外形势，单靠利讯物流自身的力量很难迅速达到企业服务的标准化、信息化和多元化。
利讯公司的发展很具有典型性，她的发展经历了国家货代政策变动较大的三个阶段。2005年国外大型的物流企业进入中国的势头凶猛，像利讯物流这样的中小型货代公司，面临外资企业的并购是一种很现实的选择。
信息化堪忧的操作流程
事实上，利讯物流有限公司的信誉与口碑在国内同等规模的企业里都是较好的。经过几年的发展，公司积累了货物管理经验，形成了以汽车配件运输为主的运输服务网络，并向客户提供货物提取、仓储、中转、分拣包装、配送等服务。该公司在某些部门的管理上初步实现了标准化与信息化，形成了一套自己的操作流程体系，包括客户关系管理、操作流程管理、财务管理，但公司各项管理系统的标准化、信息化程度还不高，这使得公司在业务操作流程的链条上有空白和缺失，从而导致了一系列的问题。
在主营业务的操作流程上，利讯物流有限公司业务部门分为：营业销售部、海运部、空运部、储运部、咨询部。而这几个部门的信息处理过程都是很相近又很单一的。营业销售部门是利讯物流公司空运、海运业务的市场营销部门，是公司对外服务、开展公共关系的重要窗口。该部门要求与船东、船代、航空公司、机场、港口、海关、商检等相关部门建立良好的协作关系。此部门的信息处理主要由部门的信息员录入、编制，包括：客户编号、船舶代号、船舱容量、货物编号、货物描述、航空公司代号、货舱编号、分包商信息等。海运部门提供的服务包括：海运进出口业务、内陆运输及国际多式联运、进出口清关服务。该部门的数据库的管理要求录入：海运货物订单号、客户信息、订舱类型及编号、进出口报关报检信息等。空运部门提供的服务包括：空运进出口业务、地面运输及取货、送货到门、进出口清关服务服务。对空运部门的信息处理，要求录入：空运业务订单号、客户信息、航空公司代号、飞机起降时间、进出口报关报检信息等。储运部门要完成：海陆空货物的包装仓储、运输及国际搬家及办公室搬迁服务。包含的信息有：到货时间、仓库编号及信息、货物编号、客户编号等。咨询部门提供的服务包括：进出口业务咨询，贸易代理及特殊货运业务, 物流培训服务。该部门对以上几个部门的信息有浏览的权限，并负责追踪、催促。另外，该部的业务咨询与物流培训没有信息备份。
在利讯物流有限公司财务结算的信息处理上，以其与航空公司的合作为例，大致结算流程是：先由货代公司向航空公司一次性购买若干份运单，并且每一票运单都要向航空公司抵押一定的金额的钱，然后货代公司拿运单来找货，以及进行操作交付各项费用也包括运费在内，在货物安全无误的处境后由客户一次性支付货代全部的费用，航空公司退还押金。这一流程涉及到对外报价、内部结算、会计核算及各种财务报表的编制。目前，该公司为了实现这一系列的财务结算活动，使用了简单的企业财务软件。基本上能实现，报表的编制、审核、结算功能。
货代企业属于服务行业，它是靠出卖非常专业的、特殊的服务而获得利益的行业。服务行业中最大的一部分精力就是如何让客户满意。客户把一些不想做或自己做不好的事交给提供货代服务的企业来完成，而货代企业则从中收取一定的劳务费。利讯物流有限公司的客户关系管理及信息交流主要体现在提供这种服务上，其主要项目包括：跟客户之间的信息的传递，从客户处得到走货需要的资料，把客户需要了解的走货信息及时地通知客户，保持双方对一票货的操作情况的信息共享等。
“信息化”从来都是相对而言的，现在的利讯已经与公司成立之初，在信息的采集与存储上有了很大的进步，但是仍然存在着“飞单”严重、业务风险难控、内部交易成本增加、管理手段单一滞后等现象。通过对利讯物流有限公司各部门信息处理的分析，以及公司在运营过程中的实践，可以从中发现一些问题。
首先，决策者的控制力度不够和终端信息的处理不及时。公司的决策者不能第一时间地、准确地掌握市场信息，无法对具体业务人员的工作状态做出科学的评价。因此，也就不能及时、有效地在业务数据积累的基础上，挖掘业务数据的价值，这增加了决策的风险。另一方面，业务人员不能及时准确的上报市场数据，而且大部分精力分散到数据的收集整理上，而不是业务的开拓上。
其次，利讯物流公司各个部门之间的信息还不能达到共享。在利讯公司，计算机还只是数据统计、结算、信息录入的工具。各部门之间的信息不能实现共享，不同级别的人员对信息管理的权限也没有明显的区别，一些信息只是简单做备份，而其中有价值的数据不能被挖掘出来。
再次，财务资金出现周转问题。还以利讯物流公司与航空公司的合作为例，货代和航空公司的运费可每票付款的方式根据企业的信誉程度可以是付现金，也可以按月结。同时，利讯公司与客户付款方式也存在这样的问题。一方面公司面临着“飞单”的危险，另一方面客户可以拖欠公司的，可是公司却不能拖欠航空公司的，这样一来货代公司的帐户只出不进，大量的资金被压滞，没有周转的资金，常出现资金紧张的问题。
最后，客户信息传递不便。目前，利讯物流与其客户之间信息的传递全部依靠打电话、传真，这不仅成本高，而且经常有信息失真的情况，给企业和客户都带来了麻烦。作为服务行业，考核服务好坏的标准就是客户，只有让客户省心、放心才会有机会从客户处获得收益，相反你的服务方式不够现代化，让客户感到麻烦、不方便，很自然地会影响客户对企业的信任和忠诚度。所以及时地改变企业的客户服务方式是非常重要的。
并购促使企业信息化升级
利讯物流有限公司在被并购的过程中，不仅公司性质发生了转变，而且公司在管理体制和信息化操作流程上都将面临着较大的变革。合并后的公司在服务理念方面，应该更加注重优势服务的拓展和增值服务的提升。
目前，利讯物流有限公司向客户提供的服务有：报关报验、货运代理、仓储包装、国际搬家、咨询培训。对于利讯物流来说，这些服务都是具有优势的、主打的服务项目，因此，今后继续拓展这些领域的服务是利讯的主要目标，逐步向多式联运、标准包装、一体化服务方向发展。
拓展优势服务主要表现在：通过管理流程的信息化、标准化，使货运代理实现国际多式联运、门到门服务，提供航程、航次等查询服务，提供其他个性化的相关运输服务；在仓储包装能够实现标准出口包装、专业仓储指导，并能够指导规避风险，对存货进行管理指导及应用，实现以最快的效率申办各种进出口海关文件、保障货物快捷通关及正常运输。
货代企业的增值服务主要表现在：货物的存储、保管、中转、分拨、分包装、收发货等仓储业务，能够实现24小时提发货；为客户设计、提供解决方案、提供货物安全、包装及货物保险，确保货物的安全完好运输和最大限度地保障客户利益。要实现这些不仅要有现代化的仓库、信息化的设备处理、包装系统，还要有一套与之相配套的管理信息系统。
并购后的信息化解决方案
首先，要处理好角色转变带来的职能扩张。货代企业由一个可有可无的中间人，正在向提供增值服务、创造市场价值的新的经营群体转化。对于利讯物流有限公司来讲，靠出售提单、倒买差价、套取回佣的时期正在过去，应及时采取办法提高企业自身的优势服务与增值服务。主要表现在：
第一，利讯物流有限公司要作为一个独立的运输经营人存在。在货代行业利讯物流发挥着承运人的作用，但是承运人不一定就是货运市场的唯一主宰者，实际上由于客户需求的不同，货运代理人在传统的货运市场仍然有广泛的发展空间，它们可以以独立的运输经营人的身份在货运市场继续发挥作用。门到门的多式联运、吸引散户的拼箱业务以及个性化的灵活货运是货运代理人作为独立经营人的重要服务内容，也是其优势所在，特别是在我国上述业务依然处于待开发状态，有意识地向独立经营人转化，提出明确的规范化的产品概念，提供全过程的独立的货运服务是我国货代企业在传统货运市场继续生存与发展的有效途径。
第二，利讯物流应当是第三方物流提供者，货运代理向专业的第三方物流公司转化有一定优势，第三方物流业务更加强调综合服务与系统控制，业务的开创性更强，是一个很有前途的发展领域。我国的货代企业很多都有条件去发展，然而更为重要的是，如何结合自身的优势在物流体系中合理定位。从国内外物流发展的实践看，许多一流的物流企业都是由货代企业发展而来，第三方物流确实是我国货代企业的一个前瞻性、理性的选择。
其次，构建完善的财务问题的解决方案。在货代行业，尤其是像利讯物流有限公司这样规模的货代企业，正确运用赊销，加强应收货款的管理显得非常重要。公司设有专门的信用管理部门，与销售、财务部门对应收货款进行发生监控、跟踪服务和反馈分析，并由内部审计部门进行监督管理。
一方面，要建立客户信用库。一般公司的赊销管理是由财务部门的信用管理人员担当的，然而这已不能适应完善企业信用管理的需要。企业信用风险管理是一项专业性、技术性和综合性较强的工作，须特定的部门或组织才能完成。因此利讯公司需要专业人员对企业赊销的信用管理进行大量的调查、分析和专业化的管理和控制，因此设立企业独立的信用管理职能部门是非常必要的，公司需要建立客户信用库，有专门的人核实、录入，以便业务、咨询等部门及时地了解客户的信誉程度，从而为部门工作开展提供依据。
另一方面，要建立客户资源管理系统。建立客户动态资源管理系统，可以对赊销发生监控、跟踪管理服务、对应收货款进行分析管理。动态监督客户是了解客户的资信情况，给客户建立资信档案并根据收集的信息进行动态管理这就是客户的动态资源管理。调查的内容主要有：客户的品质、能力、资本、抵押和条件，客户与公司往来的历史记录，客户的规模、财务状况、发展前景、行业的风险程度等。
公司的每票业务要经过接受顾客订单、批准赊销信用、按订单操作货物、向顾客开具催款单、记录销售、收回资金这样一个业务流程。因此，要对接受顾客订单、批准赊销信用、记录销售和收回资金流程进行赊销监控。在接受顾客订单流程，顾客的订单只有在授权标准时才能被接受，销售管理部门应根据客户动态管理系统提供的情况决定是否批准销售。在批准赊销阶段，信用管理员在收到订单后，将订单与该顾客已被授权的赊销信用额度以及至今尚欠的货款余额加以比较。根据调查的客户资信状况和其他相关信息，信用管理员决定是否批准该客户的赊销，并在订单签署明确的意见。在记录销售和收回资金流程，财务部门应将销售数据和资金收回数据及时反馈给信用管理部门，更新客户动态资源系统。
另外，财务部门要对应收货款进行分析管理。财务部门定期对应收货款的回收情况、帐龄等情况进行分析，分析逾期债权的坏帐风险及对财务状况的影响，以便确定坏帐处理、当前赊销策略。然后，对应收货款进行跟踪管理服务，对客户进行跟踪、监督，从而确保客户正常支付货款，最大限度地降低逾期货款的发生率。通过应收货款跟踪管理服务，保持与客户经常联系，提醒付款到期日，催促付款，可以发现货物质量、包装、运输、货运期以及结算上存在的问题和纠纷，以便做出相应的对策，维护与客户的良好关系。
再次，要快速、准确、及时地解决客户服务问题。这就要求公司，一方面，建立信息化的客服系统。能够快速地获得信息是适应货代业发展的一个基本条件，无论是国有大型货代企业还是中小型货代企业都意识到及时、准确掌握信息的重要性。一个企业拥有一个适合自己的信息系统，建立一个信息化的客服系统，从而实现服务的标准化和业务数据的共享，有效减少各环节运作成本、提高信息传递的速度、减少信息在传递过程中的遗漏、实现商业利益最大化。
信息化的客服系统有利于发展第三方物流，有利于为客户提供以合同为约束的系统化、个性化、信息化的代理服务，它是物流服务向专业化、集中化方向发展的结果。这种基于网络的服务系统极大地促进企业内部的信息交流，减少了管理层次，提高了管理效率，并以降低企业内部组织生产成本的方式大幅度地节约了交易成本。
另外，公司要加强对分包商客户的服务。分包商是货代企业作为货运代理中间人角色的特殊产物。如何对单一分包商进行合理、有效的管理是利讯物流公司需要解决的问题。因此，要对分包商在管理上加强调控，在操作中增强协作和配合，在运作效率上快速互动响应，确保运输经济、准时、安全地到达，并且能实现代理网络共享，优化资源配置，提高货物运输的宏观监控。
最后，实现业务流程的闭环与信息共享。通过以上所述，我们可以对利讯公司的几大服务系统有大致的掌握：
利讯物流的物流作业管理系统利用统一的管理平台，实现对进出口报关、空运、海运、国内运输及仓储业务的网络共享平台管理和业务查询，它要求管理系统功能强大，技术先进，最大限度的提升物流运作的效率。包括：空运进口、空运出口、海运进口、海运出口、国内运输、仓储业务、报关统计、数据备份、财务系统、操作指南等。物流作业的管理系统要结合管理日趋复杂性和多样性的特点来规划和设计各个模块，从而为整个物流作业提高效率、降低成本，实现物流管理的优化，达到货物流和信息流的畅通无阻。
利讯能够实现专门为客户研发的个性化物流管理软件，实现对陆、海、空运、实时查询、统计和咨询，尤其在仓储物流设计中，可进行实时库存统计，各种报表的自动生成及库位的平面显示和查看，加之与代理之间的资源共享，对即时的在途运输货物可进行跟踪查询和确认。
利讯物流的仓储管理是整个供应链管理中重要的一环，要求物流作业管理系统在仓储业务的管理方面结合美国公司的要求量体裁衣，具有货物出入库、库存查看、周报表、日报表、用量管理等多种功能，记录和查看所有的库存活动，并具有库存报警单、库位图等个性化的服务，不但可以及时的报告货物的动态信息，还可以站在更高层面上为客户提供信息，制定计划，调整策略，具有前瞻性。
建立在软件平台上的信息流动，突出地表现在公司及各部门与客户、业务终端形成的闭环系统上。公司与客户之间的信息流动是双向的，即客户端可以通过信息化手段、信息网络实时、准确地获得货物状态，利讯也可以根据公司的客户资源管理库查到客户相关的信息。同时，利讯公司内部的信息处理通过报关软件、仓储软件、财务软件等系统软件实现，并能够实现不同部门之间信息的共享，不同级别的人对信息的操作权限应有所不同。
业务终端可以采用移动方式处理终端网点的海量订单，或者通过手机移动的方式实现对终端网点海量订单的时时处理，同时公司内部各系统之间协同作业，实现了业务在各岗位间的流水性操作，确保订单的完成。信息的共享大幅度地提高了对市场需求信息的反映速度，在对企业内部资源整合的基础上，实现了对企业外部关键资源的有效管理，形成了一个有效协同的整体，使整个系统形成了一个完整的业务闭环。
后记
在今年的政府工作报告中，把大力发展现代物流业列入"十一五"规划的工作重点，并独立成章。这是国家与时俱进的重大举措，是政府对现代物流业高度重视的结果，由此，2006年作为"十一五"开局的第一年，我国现代物流业进入了新一轮的发展时期。
同时，2006年又是我国物流市场全面对外开放后的第一年，国外物流业的巨头已经进入中国，他们在中国摆开阵势，如早已进驻中国的世界速递巨头DHL、FedEx、TNT、UPS等，有数据显示，他们已占据了我国国际货运及快递市场份额的2／3，并且其业务量还在以每年30％的速度递增。还有全球最大的货代企业，比如德国的德顺、辛克，瑞士的泛亚班纳，日本的三井、日通、日新，目前都已经进入中国。市场竞争的结果，将导致过渡期结束后国内一部分势单力薄的货代企业被淘汰出局，那些处在政策优势与资本优势边缘地带的众多中小物流企业，活动空间被进一步压缩，也只能承受着这场硝烟四起的争夺战地洗礼。
企业信息化建设是一个需要循序渐进的过程，也是一个企业做大、做强必备的基础。对于物流行业来说，企业信息化就是要改变企业粗放经营、内在质量差和运作效率低的现状，实现企业内部网络化。它可以通过供应链关系的管理和客户关系管理，建立上下游企业的网上供应、销售系统，形成紧密结合的供应链和物流服务网络体系，有效、集中使用物流信息资源和优化物流配送网络。目前，我国中小货代企业的信息化现状很难令人满意。据了解，国内中小型货代企业使用信息系统的不足1/3，而在这1/3的份额里信息化的程度又不尽相同，中小货代企业信息化堪忧成为了公司做大、做强的最大"绊脚石"。
还在我们为国内中小货代企业捏一把汗的时候，有消息传来：四大快递之一的美国联邦快递公司4月5日在京宣布，将特别面向中国中小型企业推行多样化包装服务。随着大客户市场的饱和，国际快递巨头纷纷将目光投向更广泛的中小客户市场。这对于还在举棋不定的中小货代企业来说，简直是峰回路转。虽然得到国外物流企业青睐的只是快递行业，但快递与货代都属于物流领域，他们之间一衣带水。看来中小货代企业更多的是要走利讯物流的并购之路，而在并购过程中的信息化是企业不可逾越的阶段。我们相信在国家政策、科研机构、社会认同度普遍利好的环境下，中小货代企业的发展空间是无限的，而助推企业走向飞速发展之路的"信息化建设"必将和货代企业共同成长，在一次又一次的历练变革中完善升华。